Chính sách

Chính sách xóa dữ liệu

1. Phạm vi áp dụng

Hướng dẫn này giúp bạn gửi yêu cầu xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân do CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ IPA (“IPAS” hoặc “Công ty”) kiểm soát hoặc trực tiếp xử lý thông qua ipas.com.vn và các kênh chính thức của Công ty.

Việc xóa dữ liệu có thể làm mất lịch sử trao đổi, chấm dứt đăng ký nhận thông tin hoặc khiến chúng tôi không thể tiếp tục xử lý yêu cầu hay cung cấp một số chức năng. Khi gửi yêu cầu, bạn xác nhận đã hiểu các rủi ro và hậu quả hợp lý được thông báo.

2. Cách gửi yêu cầu

Cách 1 – Gửi email

Gửi yêu cầu đến support@ipas.com.vn với tiêu đề: “Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân - [Họ tên]”.

Cách 2 – Gửi văn bản

Gửi hoặc nộp trực tiếp tại:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ IPA
Tầng 2, Tòa nhà CT1 Ban Cơ yếu Chính phủ, số 43 Lê Văn Lương, Phường Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Ngoài bì thư ghi: “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”.

Cách 3 – Qua công cụ trên Website

Nếu Website cung cấp biểu mẫu yêu cầu hoặc chức năng xóa tài khoản, bạn có thể sử dụng công cụ đó và làm theo các bước xác nhận hiển thị trên màn hình.

3. Thông tin cần cung cấp

Để chúng tôi xác định đúng dữ liệu và ngăn chặn yêu cầu giả mạo, yêu cầu nên gồm:

  • Họ tên;
  • Email hoặc số điện thoại đã dùng để tương tác với IPAS;
  • Mô tả tài khoản, biểu mẫu, sự kiện, lần liên hệ hoặc hoạt động liên quan;
  • Phạm vi dữ liệu cần xóa: một phần, toàn bộ dữ liệu có thể xóa hoặc tài khoản;
  • Thông tin hợp lý để xác minh bạn là chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp; và
  • Phương thức bạn muốn nhận phản hồi.

Không gửi bản sao đầy đủ giấy tờ tùy thân nếu chưa được chúng tôi yêu cầu. Khi cần xác minh bổ sung, chúng tôi sẽ hướng dẫn kênh gửi an toàn và có thể đề nghị che thông tin không liên quan.

4. Mẫu yêu cầu qua email

Tiêu đề: Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân - [Họ tên]

Kính gửi Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ IPA,

Tôi đề nghị Công ty xóa dữ liệu cá nhân của tôi liên quan đến: [mô tả tài khoản, biểu mẫu, chương trình hoặc lần liên hệ].

Thông tin tôi đã sử dụng khi tương tác với Công ty:

  • Họ tên: [●]
  • Email: [●]
  • Số điện thoại (nếu có): [●]
  • Phạm vi dữ liệu cần xóa: [●]
  • Thông tin bổ sung giúp xác định dữ liệu: [●]

Tôi hiểu việc xóa dữ liệu có thể khiến Công ty không thể tiếp tục cung cấp một số chức năng hoặc xử lý các yêu cầu đang mở. Vui lòng xác nhận việc tiếp nhận và thông báo kết quả qua [email/điện thoại].

Trân trọng,
[Họ tên]

5. Quy trình xử lý

Sau khi nhận yêu cầu, chúng tôi sẽ:

  1. Kiểm tra tính đầy đủ của yêu cầu;
  2. Xác minh danh tính hoặc thẩm quyền đại diện ở mức cần thiết;
  3. Xác định hệ thống, bộ phận và bên xử lý dữ liệu liên quan;
  4. Đánh giá yêu cầu theo pháp luật và nghĩa vụ lưu trữ áp dụng;
  5. Xóa, hủy, khử nhận dạng hoặc hạn chế xử lý dữ liệu thuộc phạm vi có thể thực hiện; và
  6. Thông báo kết quả hoặc lý do không thể thực hiện.

6. Thời hạn xử lý

Đối với yêu cầu đúng thủ tục:

  • Chúng tôi phản hồi ban đầu trong 02 ngày làm việc và cung cấp thông tin về thủ tục cần thực hiện;
  • Yêu cầu đối với dữ liệu do Công ty trực tiếp kiểm soát được thực hiện trong 20 ngày;
  • Nếu cần yêu cầu bên xử lý dữ liệu hoặc bên thứ ba cung cấp, xóa hoặc hạn chế xử lý, thời hạn có thể là 30 ngày; và
  • Nếu yêu cầu phức tạp, thời gian xử lý có thể được gia hạn tối đa một lần, không quá 20 ngày. Chúng tôi sẽ thông báo lý do gia hạn và chịu trách nhiệm chứng minh việc gia hạn là cần thiết, hợp lý.

Thời hạn được tính từ thời điểm chúng tôi nhận yêu cầu đúng thủ tục và đủ thông tin cần thiết để xác minh, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

7. Trường hợp dữ liệu chưa thể hoặc không thể xóa

Chúng tôi có thể từ chối, trì hoãn hoặc giới hạn việc xóa nếu:

  • Việc lưu giữ là bắt buộc để tuân thủ pháp luật hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền;
  • Dữ liệu cần thiết để thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc giải quyết yêu cầu đang tồn tại, trong phạm vi pháp luật cho phép;
  • Dữ liệu cần thiết để thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp và giải quyết khiếu nại, tranh chấp;
  • Việc xóa ảnh hưởng đến quyền, an toàn hoặc lợi ích hợp pháp của người khác;
  • Yêu cầu không thể được xác minh hợp lý, có dấu hiệu gian lận hoặc lạm dụng;
  • Dữ liệu đã được khử nhận dạng hoặc ẩn danh và không còn xác định được bạn; hoặc
  • Thuộc trường hợp khác mà pháp luật cho phép tiếp tục xử lý hoặc lưu trữ.

Nếu không thể xóa vì lý do chính đáng, chúng tôi sẽ thông báo trong phạm vi pháp luật cho phép. Khi căn cứ lưu giữ chấm dứt, dữ liệu sẽ được xóa, hủy hoặc khử nhận dạng theo quy trình an toàn.

8. Dữ liệu trong bản sao lưu

Dữ liệu trong hệ thống đang hoạt động sẽ được xóa hoặc vô hiệu hóa theo quy trình áp dụng. Dữ liệu có thể còn trong bản sao lưu trong một chu kỳ giới hạn nhưng sẽ được cô lập, bảo vệ, không dùng cho hoạt động thông thường và bị ghi đè hoặc xóa theo lịch lưu trữ, trừ khi pháp luật yêu cầu khác.

9. Dữ liệu trên nền tảng bên thứ ba

Nếu bạn cung cấp dữ liệu trực tiếp cho mạng xã hội, cửa hàng ứng dụng hoặc dịch vụ độc lập khác, bạn cần sử dụng công cụ xóa dữ liệu của nền tảng đó. IPAS sẽ hỗ trợ trong phạm vi dữ liệu do Công ty kiểm soát hoặc có quyền yêu cầu bên xử lý thực hiện.

10. Khiếu nại và liên hệ

Nếu không đồng ý với kết quả xử lý, bạn có thể phản hồi email thông báo kết quả và nêu rõ nội dung cần xem xét lại. Bạn cũng có quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền bảo vệ quyền lợi theo pháp luật.